3. La comunicació personal

3.3. El correu electrònic

El correu electrònic (de l’anglès electronic mail, d’aquí e-mail) és un sistema que permet la redacció, l’enviament i la recepció de missatges a través de processos de comunicació electrònica. És un sistema antic, que ja existia abans de la creació d’Internet i que es va començar a emprar el 1965, permetent l’enviament de missatges a diferents usuaris en la mateixa computadora, atès que en aquella època encara no existien les xarxes d’ordinadors. El correu electrònic es va emprar a ARPANET, la predecessora d’Internet, i el 1972 va aparèixer el símbol de l’arrova (@) per separar el nom d’usuari de la seva màquina.

Pel que fa a l’estructura dels missatges de correu electrònic, és important destacar-la com a element clau de la nostra estratègia comunicativa. Prenent com a model el servei GMail, que és el més emprat, podríem esmentar les parts següents:

• Capçalera: hi apareix l’assumpte del missatge. Aquest és necessari per poder comprovar a primera vista de què tracta, i si l’hem d’atendre amb urgència o podem posposar la resposta. Aquest assumpte ha de ser breu i clar, i de cap manera pot consistir en una oració llarga o en el contingut del missatge.
• Adreça del destinatari: s’indica aquesta adreça de correu o altres que es poden posar en còpia (Cc) o còpia oculta (Cco).
• Es repeteix l’assumpte.
• Text del missatge, format per una salutació (és un element de cortesia fonamental), el cos del missatge (escrit amb tots els aspectes ortogràfics i gramaticals, inclosos signes de puntuació) i signatura (pot ser senzilla, amb el nostre nom, o més complexa, incorporant-hi una signatura automatitzada sobre càrrec, adreça, telèfon o protecció de dades).
• Botons de format: a la part inferior tenim una sèrie d’opcions si volem donar format al missatge. Són les següents:
  • Tipus de lletra.
  • Mida de la lletra.
  • Tipografia (negreta, cursiva, subratllat).
  • Color de fons i color del text.
  • Alineació.
  • Llista numerada.
  • Llista amb vinyetes.
  • Reduir sagnat.
  • Augmentar sagnat
  • Cometes.
  • Eliminar el format.
  • Botó d’enviar.
  • Botó d’obrir i tancar opcions de formatació.
  • Adjuntar fitxers.
  • Inserir fitxers amb Google Drive.
  • Inserir imatge.
  • Inserir enllaç.
  • Inserir emoticona.
  • Descartar esborrany (esborrar).
  • Més opcions (pantalla completa en mode determinat, etiquetar el missatge, text sense format, imprimir i comprovar l’ortografia).

Estructura del correu electrònic (GMail)

 

A la interfície de Gmail ens donen diferents opcions per gestionar els missatges de correu:

• Posseïm una safata d’entrada, en la qual s’agrupen tots els missatges que anem rebent. És interessant veure a la part inferior de la pàgina la quantitat de disc disponible que tenim (que depèn del pla que hàgim contractat). Des de Google Drive també ho podem comprovar:

• Espais per als missatges destacats (marcats per nosaltres amb una estrella), importants (que Google s’encarrega de marcar per la gent que participa en la conversa), enviats, esborranys, els que hem etiquetat o filtrat (podem posar filtres seguint unes condicions), els xats de Hangouts (antic Google Talk), el correu brossa (Google elimina tots aquells missatges susceptibles de ser-ho) i la paperera. Els missatges d’espais classificats per etiquetes es poden mostrar o amagar.
• Espai per a xat de Hangouts, accés als contactes i a les videotrucades. És molt interessant la integració que ha dut a terme Google del seus productes, fins al punt que també en els documents de Google Drive es pot mantenir un xat amb els col·laboradors.
• Des de la configuració es poden canviar molts d’aquests paràmetres, amagar les bústies, configurar POP/IMAP, crear filtres, bloquejar adreces, permetre el xat, instal·lar un nou tema, etc.

El correu electrònic segueix essent una eina valuosa malgrat la seva dilatada història i, si bé en els inicis els usuaris empraven més les aplicacions de correu, actualment s’han fet més freqüents i còmodes els serveis de webmail, atès que han millorat la seva interfície i han anat oferint cada cop més serveis integrats. Com hem vist en el Gmail, fins i tot els missatges s’ordenen en converses perquè la comunicació sigui més fluida. Amb l’arribada dels dispositius mòbils, aquests serveis han seguit tenint un gran èxit, per les aplicacions pròpies (com la mateixa de Gmail per a Android o iOS) o pels clients que unifiquen diferents comptes (com Mail en l’iPhone i l’iPad). És una forma de comunicació corporativa especialment idònia en l’àmbit professional. En l’àmbit acadèmic no podem oblidar l’ús intensiu que se li dona en els diferents espais de l’aula, fins i tot en fòrums i debats, tot generant un arxiu (extensió .mail) que es pot analitzar amb eines de learning analytics per estudiar la interacció entre els estudiants i l’assoliment dels objectius de les diferents tasques.