5.6. Los documentos compartidos en línea
Entre los servicios que forman parte de la computación en la nube encontramos los documentos compartidos en línea, de gran valor para el trabajo colaborativo, ya que ofrecen numerosas opciones (muchas de ellas presentes en los wikis) para editar en un mismo documento, con información muy detallada de las aportaciones de cada usuario y muchas posibilidades de compartir. Además de Dropbox, sobre el cual hemos hablado en el punto anterior y que en este aspecto de edición colaborativa es bastante limitado, destacamos sobre todo Google Drive, que es un servicio de almacenamiento de archivos (en este sentido, también se puede instalar en nuestro equipo para tener los archivos a la vez en local y en el servidor) pero que posee una serie de aplicaciones asociadas (en el entorno corporativo forman parte de Google Apps) que aportan funciones destacadas para el trabajo en equipo. Principalmente son:
- Documentos (Google Docs): procesador de textos desde el cual editamos los documentos y podemos ofrecer a otros usuarios la posibilidad de visualizarlos, editarlos o añadir un comentario. También podemos crear un enlace para compartir y otras opciones avanzadas. Aparte de las diferentes opciones de formato disponibles, hay complementos de terceros para enriquecer nuestra experiencia en línea. En el trabajo colaborativo son muy importantes los comentarios y la ventaja es que no hace falta guardar diferentes versiones de un mismo documento: estas se van guardando automáticamente y se pueden recuperar con el historial de versiones, en el cual aparece la hora y el autor de cada actualización, siempre permitiéndonos la restauración de la versión deseada. También disponemos del chat para hablar con los demás colaboradores del documento.
- Hojas de cálculo (Google Spreadsheets): gestor de hojas de cálculo con semejantes opciones para el trabajo en equipo.
- Diapositivas (Google Slides): con esta aplicación creamos en colaboración sencillas presentaciones multimedia que después podemos ejecutar en línea.
- Formularios (Google Forms): la creación de formularios se ha vuelto muy intuitiva con esta herramienta, que nos permite editar los formularios con un grupo de trabajo a partir de diferentes opciones de diseño, enviarlo y obtener una representación gráfica de las respuestas de manera inmediata. Se pueden crear también exámenes y dar puntuación a las diferentes cuestiones.
Pregunta de formulario de Google con la opción para crear exámenes
Servicios similares a las aplicaciones de Google son las de Microsoft Office Online (con Word, Excel y PowerPoint, entre otros) y Zoho Docs, que incluso incluye la creación de wikis. Desde el software libre, Open 365 reúne en la nube las aplicaciones de Libre Office (Writer, Calc e Impress), incluyendo la versión en línea del programa de retoque de imágenes Gimp.
Aplicaciones del Open 365
A modo de síntesis, las posibilidades de colaboración con las diferentes modalidades de documentos en línea son enormes, por el hecho de que ofrecen a los usuarios un entorno de gran sencillez desde el cual se pueden avanzar los proyectos con fluidez y con la seguridad de disponer en todo momento de las ventajas de la computación en la nube y de la asincronía: nuestro proyecto se verá enriquecido por las aportaciones de todos sin necesidad de coincidir en el tiempo. Unas herramientas que, junto con los wikis, son imprescindibles para generar buenas sinergias en el trabajo de equipo.