5.5. La computación en la nube
Los servicios de computación en la nube (cloud computing) forman parte de un nuevo paradigma según el cual la información reside en servidores de Internet que pueden ser accesibles en cualquier momento por el usuario de acuerdo con sus necesidades; por consiguiente, los archivos dejan de estar disponibles únicamente en el disco duro (en local) y se pueden recuperar desde cualquier máquina. Hallarse en servidores externos presenta la ventaja de no depender de un ordenador o dispositivo concreto, por lo cual también favorecen el trabajo colaborativo, ya que los archivos se pueden editar y compartir en tiempo real desde cualquier lugar, con la única condición de disponer de conexión a la Red. ¿Por qué nos ayuda este nuevo paradigma en los procesos de colaboración? Lo podemos resumir en una serie de puntos:
- Se trata de un conjunto de servicios disponibles en la mayoría de los dispositivos (por ejemplo, Dropbox se puede instalar en teléfonos inteligentes, tabletas y ordenadores personales en cualquiera de los sistemas operativos).
- Los documentos se pueden compartir con otros usuarios y se van actualizando a partir de la edición que hacen de ellos (Google Docs, que forma parte de Google Drive, guarda los cambios automáticamente después de cada actualización).
- Favorecen el trabajo en equipo: no son servicios estáticos sino dinámicos, de tal manera que no dependen de una respuesta por parte del otro usuario. La edición puede ser incluso simultánea.
- Permiten el intercambio de ideas en tiempo real, agilizando el proceso de colaboración.
- Combinan la sincronía (chat de Google Docs) con la asincronía (edición de documentos).
- Es difícil que se pierda la información, puesto que podemos disponer de una copia en local y de otra en el servidor accesible desde nuestros dispositivos. Además, estos servicios hacen backups al instante.
Los servicios de computación en la nube presentan también las ventajas de su bajo coste, pues no hay que invertir en grandes infraestructuras; la seguridad, por el hecho de que los datos están en principio en un entorno seguro; la rapidez en el trabajo, puesto que se encuentra basado en web y la información se actualiza en tiempo real; y el acceso rápido a toda la información desde cualquier lugar o dispositivo. Cabe señalar que estos rasgos contribuyen a facilitar el trabajo en equipo.
Asimismo, incluyen una gran variedad de aplicaciones, que no se reducen a las típicas de almacenamiento o edición en línea. Como ejemplos más conocidos tenemos Dropbox (muy potente en cuanto al almacenamiento pero no tanto en la edición de documentos) y Google Drive (con todos sus servicios de documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.). La lista se podría ampliar con One Drive (de Microsoft, con los servicios incluidos de Office Online), iCloud (de Apple, con las fotos compartidas y la suite ofimática que incluye Pages, Numbers y Keynote), Box y la más reciente Open 365 (que incluye el Libre Office en línea). La computación en la nube también la encontramos en los medios sociales (Facebook, Twitter) o en las aplicaciones multimedia (Vimeo).
Logos de los servicios en la nube de Apple (iCloud) y Microsoft (One Drive)
En este punto nos centraremos en uno de los servicios que ha tenido más éxito en cuanto a sus capacidades como repositorio de documentos. Se trata de Dropbox, que nació en 2007 y fue fundado por los estudiantes del MIT Drew Houston y Arash Ferdowsi. Apareció en un momento en que no había una opción fácil para compartir y sincronizar contenido en la Red. Es un servicio de almacenamiento en línea de archivos que permite sincronizarlos en diferentes ordenadores o dispositivos y compartir carpetas y archivos con otros usuarios. Se puede emplear solo en línea (con lo cual no ocupa lugar en nuestro equipo) o bien instalar el programa, que nos creará una carpeta desde la cual se irán sincronizando todos los archivos. Como es un sistema multiplataforma, se pueden asignar diferentes dispositivos para tener el contenido en todos ellos. Desde el ordenador, tendremos una vista de los archivos idéntica al resto de nuestro equipo, mientras que en los dispositivos móviles necesitaremos instalar una aplicación y solo podremos acceder al contenido si estamos en línea. Desde la web de Dropbox dispondremos de más opciones:
- En el menú de la izquierda accedemos a los archivos recientes, a la totalidad de los archivos, a la creación de equipos corporativos y a una función llamada Paper para crear notas, tareas o lluvias de ideas (se presenta como un elemento de creación colaborativa). También podemos visualizar nuestras fotos, las carpetas, archivos y enlaces compartidos, las actividades (línea de tiempo con nuestra actividad en Dropbox) e incluso es posible solicitar archivos, es decir, invitar a otro usuario a subir archivos a nuestro Dropbox (incluso si este no dispone de una cuenta). Por último, accedemos a la papelera, donde encontramos los archivos eliminados, que se conservan durante treinta días en la versión gratuita.
- En la parte central, en la vista de los archivos encontramos las carpetas ordenadas alfabéticamente, con la fecha de la última modificación y las personas con que se ha compartido. Tenemos diferentes opciones:
Vista de opciones para cada carpeta (Dropbox escritorio)
Como vemos, podemos compartir, abrir la carpeta en versión local, eliminar, cambiar el nombre, mover y copiar. En los archivos podemos añadir comentarios y ver las versiones anteriores, con la posibilidad de restaurarlas.
- Desde la configuración entramos en los apartados de «Perfil», «Cuenta» y «Seguridad», con la opción de ampliar el almacenamiento, que inicialmente es de 2 Gb pero que se puede ampliar con invitaciones a otros usuarios o con la versión de pago.
Acceso a Dropbox desde la app de Word (iPad)
En conclusión, Dropbox nos ofrece una forma sencilla de almacenar los archivos en la nube y de compartirlos, aunque está muy limitado en las opciones de edición, para las cuales hay que emplear otros programas, como las apps de Microsoft Office para dispositivos móviles.