3. La comunicación personal

3.3. El correo electrónico

El correo electrónico (del inglés electronic mail, de ahí e-mail) es un sistema que permite la redacción, el envío y la recepción de mensajes a través de procesos de comunicación electrónica. Es un sistema antiguo, que ya existía antes de la creación de Internet y que se empezó a emplear en 1965, permitiendo el envío de mensajes a diferentes usuarios en la misma computadora, dado que en aquella época todavía no existían las redes de ordenadores. El correo electrónico se empleó en ARPANET, la predecesora de Internet, y en 1972 apareció el símbolo de la arroba (@) para separar el nombre de usuario de su máquina.

En cuanto a la estructura de los mensajes de correo electrónico, es importante destacarla como elemento clave de nuestra estrategia comunicativa. Tomando como modelo el servicio Gmail, que es el más empleado, podríamos mencionar las partes siguientes:

• Cabecera: aparece en ella el asunto del mensaje. Este es necesario para poder comprobar a primera vista de qué trata y si lo tenemos que atender con urgencia o podemos posponer la respuesta. Este asunto tiene que ser breve y claro, y de ninguna forma puede consistir en una oración larga o en el contenido del mensaje.
• Dirección del destinatario: se indica esta dirección de correo u otros que se pueden poner en copia (Cc) o copia oculta (Cco).
• Se repite el asunto.
• Texto del mensaje, formado por un saludo (es un elemento de cortesía fundamental), el cuerpo del mensaje (escrito correctamente en ortografía y gramática, incluidos signos de puntuación) y firma (puede ser sencilla, con nuestro nombre, o más compleja, incorporando una firma automatizada sobre cargo, dirección, teléfono o protección de datos).
• Botones de formato: en la parte inferior tenemos una serie de opciones si queremos dar formato al mensaje. Son las siguientes:
  • Tipo de letra.
  • Tamaño de la letra.
  • Tipografía (negrita, cursiva, subrayado).
  • Color de fondo y color del texto.
  • Alineación.
  • Lista numerada.
  • Lista con viñetas.
  • Reducir sangrado.
  • Aumentar sangrado.
  • Comillas.
  • Eliminar el formato.
  • Botón de enviar.
  • Botón de abrir y cerrar opciones de formato.
  • Adjuntar ficheros.
  • Insertar ficheros con Google Drive.
  • Insertar imagen.
  • Insertar enlace.
  • Insertar emoticono.
  • Descartar borrador (borrar).
  • Más opciones (pantalla completa en modo determinado, etiquetar el mensaje, texto sin formato, imprimir y comprobar la ortografía).

Estructura del correo electrónico (GMail)

 

En la interfaz de Gmail se ofrecen diferentes opciones para gestionar los mensajes de correo:

• Poseemos una bandeja de entrada, en la cual se agrupan todos los mensajes que vamos recibiendo. Es interesante ver en la parte inferior de la página la cantidad de disco disponible que tenemos (que depende del plan que hayamos contratado). Desde Google Drive también lo podemos comprobar:

• Espacios para los mensajes destacados (que marcamos con una estrella), importantes (que Google se encarga de marcar por la gente que participa en la conversación), enviados, borradores, los que hemos etiquetado o filtrado (podemos crear filtros siguiendo unas condiciones), los chats de Hangouts (antiguo Google Talk), el correo basura (Google elimina todos aquellos mensajes susceptibles de serlo) y la papelera. Los mensajes de espacios clasificados por etiquetas se pueden mostrar o esconder.
• Espacio para chat de Hangouts, acceso a los contactos y a las videollamadas. Es muy interesante la integración que ha llevado a cabo Google de sus productos, hasta el punto de que también en los documentos de Google Drive se puede mantener un chat con los colaboradores.
• Desde la configuración se pueden modificar muchos de estos parámetros, esconder los buzones, configurar POP/IMAP, crear filtros, bloquear direcciones, permitir el chat, instalar un nuevo tema, etc.

El correo electrónico sigue siendo una herramienta valiosa a pesar de su dilatada historia y, si bien al principio los usuarios empleaban más las aplicaciones de correo, en la actualidad se han hecho más frecuentes y cómodos los servicios de webmail, dado que han mejorado su interfaz y han ido ofreciendo cada vez más servicios integrados. Como hemos visto en Gmail, incluso los mensajes se ordenan en conversaciones para que la comunicación sea más fluida. Con la llegada de los dispositivos móviles, estos servicios han continuado manteniendo un gran éxito, para las aplicaciones propias (como la de Gmail para Android o iOS) o para los clientes que unifican diferentes cuentas (como Mail en el iPhone y el iPad). Es una forma de comunicación corporativa especialmente idónea en el ámbito profesional. En el ámbito académico no podemos olvidar el uso intensivo que se le da en los diferentes espacios del aula, incluso en foros y debates, generando un archivo (extensión .mail) que se puede analizar con herramientas de learning analytics para estudiar la interacción entre los estudiantes y el logro de los objetivos de las diferentes tareas.